یک رکورد از چه جهاتی ممکن است برای یک سازمان ارزش داشته باشد؟

2024 نویسنده: Lynn Donovan | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-15 23:46

سوابق دارای ارزش هستند به یک آژانس زیرا: آنها ابزار اداری اساسی هستند که توسط آن آژانس تجارت خود را انجام می دهد. آنها آژانس را مستند می کنند سازمان ، عملکردها، خط مشی ها، تصمیمات، رویه ها و معاملات اساسی.

علاوه بر این، چرا سوابق در یک سازمان مهم هستند؟

سوابق هستند مهم برای محتوای آنها و به عنوان شواهدی از ارتباطات، تصمیمات، اقدامات، و تاریخ. سوابق با مستندسازی و ارائه شواهدی از فعالیت های کاری و با در دسترس قرار دادن آنها برای عموم، از باز بودن و شفافیت حمایت کنید.

همچنین بدانید که نگهداری سوابق در یک سازمان چیست؟ آ نگهداری سوابق خط مشی مجموعه ای از قوانین برای کنترل چرخه عمر اسناد و اطلاعات در یک است سازمان ، از لحظه ای که ایجاد یا دریافت می شود، تا زمانی که برای مرجع تاریخی ذخیره می شود یا از بین می رود. فعالیت تجاری اسناد مختلفی را در طول روز تولید می کند: فاکتورها، قراردادها، صورتجلسه ها و غیره.

بر این اساس، چه چهار دسته برای طبقه بندی ارزش یک رکورد برای یک سازمان استفاده می شود؟

را چهار دسته که هستند برای طبقه بندی ارزش یک رکورد استفاده می شود عبارتند از: حیاتی سوابق : اوراق حقوقی، عناوین. مهم سوابق : حراجی سوابق ، مالیات سوابق ، مخاطب. مفید سوابق : ایمیل ها، نامه ها، یادداشت ها. اسناد غیر ضروری: اطلاعیه ها، بولتن ها.

رکوردها چه ویژگی هایی دارند؟

چهار ضروری مشخصات : – اصالت-الف رکورد باید همان چیزی باشد که مدعی است – قابلیت اطمینان-A رکورد باید نمایش کامل و دقیقی از معاملات، فعالیت ها یا حقایقی باشد که آنها را تأیید می کند. - صداقت-A رکورد باید کامل و بدون تغییر باشد.